Ekibinizin gerçekten karşılayabileceği gerçekçi son tarihler nasıl belirlenir?

Burada kendimize karşı dürüst olalım. Taahhüt süreleri stresli olabilir ve tamamen imkansız hissedilebilir. Ve gerçekçi bir şekilde ayarlanmadığında, alt işletme ücretlendirmesine yol açabilir. Peki, favori çözümümüz nedir? Süreleri erteliyoruz. Zor zamanlardayken yapılması kolay bir şey. Ancak, bu bir çözüm değildir. Son teslim tarihlerinizi yeterince erteleyin ve sonunda eyleme geçirilebilir bir içerik pazarlama stratejiniz olmayacak . İçerik zamanında oluşturulmalı ve teslim edilmelidir. Hedef kitleniz bunu çok istiyor, patronunuz talep ediyor ve işiniz kelimenin tam anlamıyla buna bağlı. Doğru süreçler ve takip edilen çalışma alışkanlıklarıyla, her zaman her teslim tarihine bağlı kalacaksınız. Hepsinden iyisi, düşündüğünüz kadar zor değil. İşte teslim tarihi korkunuzu yenmenin ve her zamankinden daha üretken olmanın yolu.

Takvim şablonlarıyla teslim tarihlerini tek bir yerden yönetin

Son teslim tarihlerini yazacak bir yerinizin olması önemlidir.

Projeleriniz için hedefler ve yönergeler belirleyin

Herhangi bir projeye başlamadan önce ekibiniz için hedefler belirlemelisiniz , böylece çalışmalarını yönlendirecek bazı yönergelere sahip olurlar. Bu proje ile ne elde etmeyi umuyorsunuz? Bazı iyi proje hedefleri örnekleri şunlardır:

Kapsamlı bir içerik pazarlama kampanyasının parçası olarak web sitelerine gelen organik trafiği artırın.
Alanınızda güvenilir bir bilgi kaynağı olarak kuruluşunuzun itibarını artırın.
Potansiyel müşterilerle bağlantı kurun.
Sosyal medyada yayınlamak için orijinal materyaller oluşturun

Daha fazla web trafiği elde etmek gibi bazı genel hedefler belirlemenin yanı sıra , ekibiniz için bazı özel yönergeleriniz de olmalıdır. Bunun bazı örnekleri şunları içerebilir:

Ürününüz veya hizmetiniz için talep oluşturun
Müşteri adayları veya e-posta aboneleri toplayın
Nedeni hakkında farkındalık yaratmak
Kitlenizle güven oluşturun
Müşterilerle iletişimde kalın
Topluluğunuzu acil sorunlar hakkında bilgilendirin
Veya kuruluşunuzun başka bir önemli hedefi

Hedefler ve yönergeler belirleyerek projelerinizi şekillendirmeye yardımcı olacak ve tüm ekip üyelerinin aynı sayfada olmasını sağlayacak bir temel oluşturursunuz. Ekipteki herkes neyi başarmayı umduğunuzu ve bunu nasıl yapmalarını istediğinizi anlarsa, bu gelecekte bir revizyon ihtiyacını ortadan kaldıracaktır.

Mükemmelliği değil, şarj etmeyi hedefleyin

Kusursuz çekim yapmak yerine projeleri hızla tamamlayın.
Son tarihinizi yazın. Mükemmel olup olmadığını bu tarihte yayınlayacaksınız.
Projeniz hakkında herkesin düşüncelerini toplayın.
Bu fikirleri herkesin görebileceği şekilde paylaşın ve bir göz atmalarını isteyin. Aramak için son tarihlerine baktıktan veya hatta kaçırdıktan sonra, hepsi bu. Artık güncelleme yok.
Bu kaba fikirlerden bir proje taslağı hazırlayın.
Şirketinizdeki büyük peruklardan proje taslağınızın son onayını alın.
Ödeme yetkisine sahip kişilere basit bir soru sorun: Kabul ettiğiniz şeyi, bütçe dahilinde ve zamanında teslim ederseniz, gönderir misiniz?
Evet alana kadar ilerlemeyin, evet aldığınızda uzaklaşın ve projenizi inşa edin, sorun yok.

Bunların bir kısmı ofis bürokrasisiyle ilgili olsa da, fikri anlıyorsunuz. Bir son teslim tarihi ile başlayın, ardından kendinize zamanında sevkiyat için izin verin - mazeret yok.

Neyin ne zaman yapılacağının bir listesini oluşturun

Programları ve proje hedeflerini tanımlamak ve sürdürmek, proje yöneticisi olmanın tartışmasız en zorlu kısımlarından biridir. İster tek başınıza bir operasyon yapıyor olun ister büyük bir ekibiniz olsun, tüm bu görevleri yolunda tutmak ve ilerlemek, ayrıntılara biraz dikkat gerektirir. CoSchedule, her projeye ekleyebileceğiniz özelleştirilebilir görev şablonları sağlayarak bu süreci yönetmeyi kolaylaştırır, böylece tek bir yerden son tarihler belirleyebilir, ekibinizle iletişim kurabilir ve proje ilerlemesini takip edebilirsiniz.
CoSchedule'de, programları ve proje hedeflerini sürdürmekte sorun yaşadığımızı fark ettik, bu nedenle projelerin başlatılmasını yaratıcı bir özet ve başlangıç toplantısı ile tartıştığımızdan emin oluyoruz. Ardından, her sabah ekip aşağıdakileri tartışmak için bir sabah saldırısı düzenler:

Dün ne yaptın
Bugün ne yapacaksın
İşleri halletmenizi engelleyen nedir?

Bu, ekipteki herkesi aynı sayfada tutar ve her üye, herhangi bir soruna veya engele çözüm sağlamak için birlikte çalışabilir. Son teslim tarihlerini karşılamak için ikinizi de sorumlu tutmak için bir ekip olarak birlikte nasıl çalışacağınızı planlayın. Her gün tanışın, ilerleme ve şarj olmanızı engelleyebilecek engeller hakkında konuşun ve bir çözüm bulun.

Herkesin rolünü bildiğinden emin olun

Etkili iş projeleri genellikle birçok kişinin işbirliğine dayalı bir ortamda birlikte çalışmasını gerektirir. Rolleri bölmek genellikle iki veya üç kişi arasında en etkilidir, ancak bazen bir (çok meşgul!) kişi tüm rolleri üstlenebilir. Örneğin, bir ekip bir blog gönderisini bir araya getirdiğinde, dahil edilecek farklı becerilere sahip birkaç farklı kişi vardır.
Blog gönderileri oluşturmaya giden bazı tipik roller şunlardır:

Proje Yöneticisi: Bu kişi tüm görevleri atar ve son tarihleri belirler.
Konu ve Anahtar Kelime Oluşturucu: Bu kişi, blog konularını araştırmaktan ve kullanılacak en iyi anahtar kelimeleri ve başlığı belirlemek için araştırma yapmaktan sorumludur. Bu kişi aynı zamanda proje yöneticisi de olabilir.
İçerik Yazarı: Bu kişi, proje yöneticisi veya konu/anahtar kelime yaratıcısı tarafından kendilerine verilen fikirleri, anahtar kelimeleri, başlığı vb. içermesi gereken içeriği yazmaktan sorumludur.
İçerik Editörü: Bu kişi, bir gönderiyi yayınlamadan önce içerik kurallarını kontrol eder ve düzeltir.
Resim Bulucu ve Blog Yayıncısı: Tamamlayıcı resimler ve resim etiketleri, iyi bir blog gönderisi için çok önemlidir. Bu görüntüleri bulmaktan ve gerekli telif hakkını sağlamaktan birileri sorumlu olmalıdır. Aynı kişi genellikle blogu gerçekten yayınlamaktan - genellikle WordPress gibi bir içerik yönetim sistemi kullanmaktan - ve her şeyin olması gerektiği gibi görünmesini sağlamaktan sorumludur.
Destekleyici: Daha önce kimse okumamışsa, bir blog gönderisinin pek bir değeri yoktur. Birinin blogunuzu sosyal medyada tanıtması gerekiyor - farklı web siteleri ve sosyal medya platformlarında ona bağlantılar gönderin.

Bunlar bir şekilde takımdan takıma değişir, ancak mesele şu ki, katılan herkes belirli bir görevden sorumludur, bu nedenle hiçbir şey ortada kalmaz. Gerektiğinde birden fazla rol üstlenebilecek ekip üyelerine sahip olmak da iyi bir fikirdir. Örneğin, baş yazarınız bir haftalığına şehir dışındaysa, editör devreye girip rolünü yerine getirebilmelidir.

Delege etmekten korkmayın

Bir takımda olmanın harika yanı, yardım almanızdır. Bazen pazarlamacılar olarak, fazla yardım almadan projeleri üstlenmek zorunda kalıyoruz çünkü insanlara güvenmek başarınızı başkalarına bırakmak demektir. Bu kadar çok şey yapmak için bir tutkumuz olması harika, ancak bu düşüş olabilir. Görevleri delege ederken, bu size diğer projelere odaklanmak için daha fazla zaman verir. Ayrıca yeni gözleri başka projelere yönlendirir ve daha hızlı çalışmanıza yardımcı olur. Musa, görevlerin delege edilmesine yardımcı olacak harika bir liste buldu:

Neyi devredeceğinize karar verin: Yardım istemeye karar verdiğinizde, yardıma ihtiyacınız olan projeleri seçin. Hangi görevlerin en iyi şekilde devredileceğini seçmek için güçlü ve zayıf yönlerinize odaklanmak istiyorsunuz.
Doğru kişileri seçin: Yeteneklerinize uygun olmayan görevleri seçtiğiniz gibi, ekibinizin bu görevlerde rock yıldızı olacak üyelerini seçin. Bir şeyi düzeltmeniz gerekiyorsa, ekibinizdeki dil bilgisi uzmanının kim olduğunu düşünün. Matematikle çözülen bir şeye mi ihtiyacınız var? Rakamları vb. ele almada daha iyi olan birini bulun. Bir işte yeni insanlara güvenmek zor olabilir, ancak sonunda proje ve zamanlama için en iyi olanı yapmanız gerekir.
Açıkça iletişim kurun: Görevleri devrederken ekibinizle birlikte oturun ve her bir kişiden ne istediğinizi açıkça belirtin. Hepsini bir araya getirmek göz korkutucu görünebilir; Ancak uzun vadede size zaman ve baş ağrısı kazandıracaktır.
Kontrol edin ama kibirli olmayın: Görevlerinizi teslim ettiniz. Artık ekibinizin profesyonel olduğuna ve görevlerini yerine getireceklerine güvenmeniz gerekiyor. Her şeyin yapıldığından emin olmak için her üç dakikada bir check-in yapmak kolaydır, ancak ekibinize güvenmeniz gerekir - ölçülü bir şekilde check-in yapın ve sonra onların da işlerine devam etmelerine izin verin.
Vadesi geldiğinde kredi verin: Proje tamamlandı, ekibiniz çok çalıştı ve artık onu göndermeye hazırsınız. Sıkı çalışmalarının kabul edildiğinden emin olun; Size yardım etmek için atladılar - bunu hafife almayın.

Ekibinizin çalışabileceği makul son tarihler belirleyin

Şimdiye kadar yaptığınız her şey - hedefler, yönergeler ve roller belirlemek - ekibiniz için nasıl gerçekçi ve ulaşılabilir son tarihler belirleyebileceğinize yol açtı. Herkes rolünü öğrendikten sonra, her bir ekip üyesinin kendilerine verilen görevi gerçekten tamamladıklarından ve bunu zamanında yaptıklarından emin olmak için son tarihler belirlemelisiniz. Günümüzün sanal iş yerinde, son tarihler belirlemenin ve herkesin görev başında olduğundan emin olmanın en iyi yolu, CoSchedule gibi bir proje yönetim aracı kullanmaktır. CoSchedule ile tüm iletişimleri tek bir yerden yönetebilir ve tüm görevlerin ve alt görevlerin zamanında tamamlanmasını
sağlayabilirsiniz CoSchedule, ekiplerin blog oluşturma, sosyal medya ve etkinlikler gibi içerik pazarlama projelerinde işbirliği yapmasına yardımcı olur. Araç, ekiplerin e-posta kullanımını azaltırken belirli bir proje üzerinde çalışan birden fazla kişiye farklı görevler atamasına olanak tanır.
Tüm ekibiniz için görevler ve son tarihler belirlemek için CoSchedule'ü kullanabileceğinizi unutmayın. Rollere dayalı olarak iş akışınızı özelleştirebilir, her ekip üyesi için benzersiz görevler için son tarihler belirleyebilir ve doğrudan CoSchedule'de ekibe yorum yapabilirsiniz.

Büyük teslim tarihiniz içinde daha küçük teslim tarihleri

Her hafta, diğer şablonlar ve projelerin yanı sıra CoSchedule Blog'da iki blog yazısı yayınlıyoruz. CoSchedule'de görev şablonlarını kullanmak bizim için büyük bir cankurtaran - özellikle de ekibimiz birkaç farklı yere dağılmış olduğundan. Her hafta ne yapacağımıza dair bir listemiz var ve projede çalışan herkesin içeriğimizi zamanında yayınlamamıza yardımcı olmak için hangi adımları tamamlamaları gerektiğini bilmelerine yardımcı olmak için görev şablonlarıyla oluşturulan kontrol listelerine güveniyoruz. Daha büyük teslim tarihlerini daha küçük olanlara bölmek için bu ipuçlarını kullanın:

Büyük resme bakın ve tam olarak yapmanız gerekenler için bir yol haritası çizin.
Görevleri kimin tamamlaması gerektiğine göre ayırın.
Neyin ne zaman yapılması gerektiğini gösteren bir taslak oluşturun.
Kendinize sırayla ne yapılması gerektiğini sorun? Her an ne yapılabilir?
Görevleri kimin ne yapması gerektiğine göre devredin, ardından herhangi bir zamanda yapılabilecek görevlerle boşlukları doldurun.

Zaman arabelleğinde oluştur

Yapmak istediğiniz tüm görevleri ve bunları ne zaman yapmak istediğinizi yazın. Ardından, bu son tarihlerin her birine, gerçekten sona ermeden önce bir veya iki gün boş alan verin, böylece kendinizi başarısızlığa hazırlamazsınız. Bu, gerekli değişiklikleri yapmak ve hatta işinizi planlanandan önce bitirmek için zaman tanır.
Son teslim tarihleri size aceleyi yenme fırsatı verir. İşi biraz erken teslim etmek, olumlu bir hikaye anlatmanın ve aradığınız dikkati çekmenin kesin yoludur.

Ne kadar iş yönetebileceğinize dikkat edin

Bu, "dediğimi yap, yaptığımı yapma" ipuçlarından biridir. Ekibimizdeki birçok kişi bunu her gün yaşıyor. Herkese yardım etmek, daha fazlasını yapmak ve meşgul olmak istiyoruz, bu yüzden bu konuda birlikte çalışmamız gerekecek. Herkesin günde 24 saati vardır; Nelerin yapılabileceği ve nelerin iyi yapılabileceği konusunda sınırlamalar vardır. Güçlü ve zayıf yönlerinizi biliyorsunuz, hafta boyunca tabağınızda ne olduğuna bakın ve oradan gidin. Hafta için bitirmek istediğiniz her şeyin hayali bir programını yazmaya özen gösterin. Bunu haftada bir Pazar gecesi veya Pazartesi sabahı yapın. Yaptığınız toplantıları, randevuları veya ofiste olmama nedenlerinizi planlayın ve yatmaya (cidden) zaman ayırdığınızdan emin olun.
CoSchedule Pazarlama Müdürü Nathan Ellering, görevini yerine getirmek için her gün ne yapacağını tam anlamıyla planlamaktadır. Bu, gelecekteki projeler için zamanını daha verimli kullanmasına yardımcı olmak için bazı projelerin gerçekten ne kadar zaman aldığını görmesine yardımcı olur. Bu, günlük ve haftalık tam olarak ne kadar boş zamanınız olduğunu görmenize yardımcı olurken, kişisel son teslim tarihlerini karşılama konusunda sizi sorumlu tutar ve zaman yönetimi becerilerinizi geliştirmenize yardımcı olur. Bu şekilde, birisi size yeni bir proje veya fikirle geldiğinde, programınıza bakabilir ve tabağınıza başka bir şey koyup koyamayacağınızı görebilirsiniz. Kendinizi aşırıya kaçmanın stresinden ve zahmetinden kurtaracaksınız. İşte kendiniz nasıl yapacağınız:

Tüm zamanınıza değer verin: Herkes gibi her gün 24 saatiniz olduğunu bilin. Facebook'ta gezinme, mesajlaşma veya akılsız bir ödeme alanı ekler. Ortalama bir Facebook kullanıcısı günde Facebook'ta 17 dakika harcıyor. Yani yılda dört buçuk gün. Bu ekstra zamanda ne kadar çok şey başarabileceğinizi hayal edin.
İşinize odaklanın: İmar, işten dikkatinizi dağıtabilirken, hayal kurmanın gelecekteki ödüller için arzuyu geciktirebileceği kanıtlanmış bir gerçektir - çünkü başarıyı hayal ettiniz, ancak bunu elde etmek için hiçbir şey yapmadınız. Yapılabilir olmak, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olur; Büyük oyun hakkında konuşun ve hayal kurmak gerçekleşmez.
Ertelemeyi sonlandırın:
Kolayca başlayın
kır
kendine iyi davran
İyi bir "neden" alın
uyanık olmak

Şüphe duyduğunuzda, açıklama isteyin

Şirketiniz yeni başlayan biri olmanızı ve yeni projeler üstlenmenizi bekliyor. Bunlar harika niteliklerdir, ancak bu, başlamadan önce projeleriniz hakkında açıklama isteyemeyeceğiniz anlamına gelmez. Size zaman kazandıracaktır.

Emin olmadığınızı kabul edin ve ihtiyacınız olan açıklamayı alın.
Açık uçlu sorular sorun.Bu, basit "evet" veya "hayır" yanıtları yerine insanlardan daha fazla bilgi almayı kolaylaştırır. Açık uçlu takip soruları sorarsanız, tam olarak aradığınız şey hakkında size daha fazla ayrıntı vermeleri daha olasıdır.
Projenizin nasıl görüneceğini görselleştirmek için belirli sonuç örneklerini isteyin.
Projenin amacını bilin. Yapabileceğiniz için yalnızca içerik üretmek yerine kitlenizin ihtiyaçlarına odaklanın. Sırf senin en iyi işlerinden biri olduğu için, senden istenenin bu olduğu anlamına gelmez. Görevde kaldığınızdan emin olun.
Ne demek istediğinizi gerçekten anladığınızdan emin olmak için ekip liderinizin size söylediklerini tekrarlayın.

Son teslim tarihlerini görselleştirmek için içerik takvimini kullanın

Proje hedeflerinize ve son teslim tarihlerinize odaklanmanın en kolay yollarından biri harika bir içerik takvimi kullanmaktır. Etkili bir içerik takvimi, sizin ve ekibinizin üzerinde çalıştığı projeleri, her proje için son teslim tarihlerini, sırada ne olduğunu vb. görüntülemenin mükemmel bir yoludur.

Her zaman iyileştirme için yer vardır

Daha kolay projeler üzerinde çalışma dürtüsüne direnin. Kendinizi motive edin - belki aynada bir moral konuşması yapın - ve her gün en azından biraz olsun büyük resim hedefleriniz için çalışın. Uzun vadede, tahtanız tekrar dolduğunda daha mutlu olacaksınız ve zaten öndesiniz.

Kendinizi her gün motive edin

Kendine zaman ayır. Ne kadar fazla "zamanınız" olursa, işinizi bitirmek ve son teslim tarihlerini karşılamak için o kadar tazelenmiş ve hazır olacaksınız. Her gün bir görev yapmaya karar verdiğinizde, üzerinde çalışmak için 25 dakika ayırın. Mümkün olduğu kadar çok dikkat dağıtıcı şeyi durdurun, sonra "zamanınıza" geri dönebilirsiniz. Bazılarının pomodoro tekniği dediği şey budur - işinizi yapmaya odaklanmanıza yardımcı olacak zaman kazandıran bir süreç. Motivasyonsuz hissetmeye başlarsanız, enerjinizi geri kazanmanın en iyi yollarından biri çalışmaya devam etmektir. Gün için ne yapacağınıza dair bir kontrol listesi yapın.

Asla son teslim tarihlerini zorlama

Bu gönderiyi araştırırken, "İkinci teslim tarihine ulaştığınızdan emin olun" gibi alt başlıklara sahip bölümleri içeren birkaç gönderi okuduk. "Ah, sorun değil. Son teslim tarihini kaçırdın, ancak uzatılan teslim tarihine ulaştığından emin oldun" ile bitiyorsa, ilk etapta gönderiyi yazmanın anlamı nedir? Anlaşılır bir şekilde, bazen üretkenliğin önüne geçen şeyler olur. Ancak bazen daha hızlı çalışmanız veya daha ulaşılabilir son tarihler belirlemeniz gerekir. Gerçekten bu kadar basit.

Her seferinde son teslim tarihlerini karşılamaya başlayın

Son teslim tarihlerini karşılamak kolay değildir. Ancak, yapmaya değer hiçbir şey kolay değildir. Bu ipuçları ve taktikler, işlerin zamanında yapılmasını çok daha kolay hale getirebilir. Şu andan itibaren teslim tarihlerinizi nasıl karşılamayı planlıyorsunuz? Evernote'ta bir düğmeye basarak kolay bir kontrol listesi oluşturabilirsiniz. Telefonunuzdan, dizüstü bilgisayarınızdan veya iPad'inizden 7/24 erişilebildiğinden, kontrol listelerini tutmak için Evernote'u kullanmak kolaydır. Bu özellikten en iyi şekilde nasıl yararlanacağınız aşağıda açıklanmıştır:

Bir Evernote belgesinde tüm fikirlerinize öncelik verin.
Bugün, yarın ve hafta tamamlamanız gereken görevlerin bir listesini yapın.
Bir görevi tamamlamadığınızda, ertesi gün için listenin en üstüne koyduğunuzdan emin olun.
Önce en zor görevlere saldırın. İlk önce küçük şeyleri yapmak daha kolay gibi görünse de, büyük işleri bir kenara bırakıp devam etmek çok kolay olacaktır. Bu aynı zamanda bir son teslim tarihini karşılamaya çalışma amacını da ortadan kaldırır.

Telefonunuz yok mu? Ayrıca karton kapaklı notların büyük hayranlarıyız. Günü bitirmek için ihtiyacınız olan her şeyi bir kağıda yazın ve masanıza yapıştırın. Bunu sürekli bir hatırlatma olarak kullanmak motive olmanıza yardımcı olacaktır. Kalemi kağıda dökmek ve yapılacaklar listenizdeki şeyleri kontrol etmek konusunda çok tatmin edici bir şey var. Egzersize çok benzer - başlamak zordur, ancak giderek daha kolay hale gelecektir. Bu adımlardan birini kaçırdınız mı? çok al? Gelecekte hatırlamak için bir nokta yapın. Tüm bu adımları tutarlı bir şekilde izlerseniz, bir tanesini kaçırmak sizi çok geri bırakmaz. Ancak, çok geç koşmaya başlarsanız, o zaman teslim tarihleriniz mücadele etmeye başlar ve sürekli olarak yetişmek için oynuyormuş gibi hissedersiniz. Yaptığım son hatanın dünyanın sonu olduğunu hissetmek kolay. Günde yaklaşık beş kez orada olduğumu duyuyorum - ama bu insan doğası; Mükemmel olmak için yaratılmadık. Hatalar büyümemize ve bizi daha iyi hale getirmemize yardımcı olur, bu yüzden bu hataları kullanın ve onlardan öğrenin. sen ağaç değilsin; sıkışmış değilsin. Kendinizi alıp tekrar deneyebilirsiniz.